Cómo habilitar tu facturación electrónica

El trámite completo ante la DIAN, paso a paso, con los tropiezos señalados antes de que los encuentres. Se hace una sola vez.

Antes de empezar

No necesitas tener una empresa registrada. Una persona natural con RUT puede facturar electrónicamente. El emisor eres tú, con tu NIT y tu propia resolución.

1 Crea tu cuenta en Alegra

Alegra es quien transmite las facturas a la DIAN. TendaGest se conecta a tu cuenta; no reemplaza este paso.

  1. Regístrate en alegra.com y elige "Para mi empresa".
  2. Como objetivo inicial marca "Facturar y gestionar mis ventas".
  3. Ve a Configuración → Empresa y completa tus datos fiscales.
Ojo con la razón social Si eres persona natural, la razón social es tu nombre legal, no el nombre de tu negocio. Ese va en el campo Nombre comercial. Si los cruzas, la DIAN rechaza la habilitación porque no coincide con el RUT.

Completa también identificación con dígito de verificación, responsabilidad tributaria, municipio, dirección y correo. Todo tiene que coincidir con tu RUT, letra por letra.

2 Regístrate como facturador ante la DIAN

  1. Entra a dian.gov.co → Temas de interés → Factura Electrónica → Habilitación.
  2. En el ingreso, elige la pestaña "Persona" si facturas a nombre propio. Ahí te identificas con cédula, aunque en Alegra hayas puesto NIT: para entrar al portal eres una persona, para facturar eres un contribuyente.
  3. Te llega un enlace al correo. No hace falta contraseña.
  4. Menú Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica.
  5. Completa el correo de recepción de facturas y pulsa Registrar.

3 Asocia Alegra como tu proveedor

  1. Pulsa Configurar modos de operación.
  2. Modo: Software de un proveedor tecnológico.
Alegra no aparece en la letra A La lista va por razón social, y la suya es SOLUCIONES ALEGRA S.A.S. Búscala en la S. En "Nombre del software" elige Alegra.

Al asociar, la DIAN genera tres datos. Cópialos antes de salir de esa pantalla:

DatoDónde está
ID del softwareen la tabla del modo de operación
PINen la misma tabla
TestSetIden el icono 👁 de la columna Acciones

Con el TestSetId, vuelve a Alegra y pégalo en el paso Set de pruebas. Alegra envía sola los documentos de prueba; tarda unos minutos. No recargues la página mientras corre.

4 Solicita tu numeración

La habilitación te autoriza a facturar. La numeración te asigna los números que llevarán tus facturas. Son trámites distintos.

  1. Entra a muisca.dian.gov.co → Usuario Registrado, a nombre propio.
  2. Numeración de Facturación → Solicitar Numeración de Facturación → Ingresar.
  3. Pulsa Autorizar Rangos y completa:
    • Tipo: Factura electrónica de venta
    • Prefijo: el que quieras, corto — por ejemplo FE
    • Rango: de 1 a 5000 va sobrado, y la resolución dura dos años
  4. Agregar → Borrador → Aceptar → Definitivo.
Hay que firmar dos veces Después de firmar, vuelve a la consulta: si la fila todavía muestra un botón Firmar, el trámite no ha terminado. Fírmalo otra vez. Necesitas el código de seguridad que la DIAN manda al correo —caduca en minutos, pídelo justo antes— y tu contraseña de firma electrónica.
El número que te sirve es el 1876 El trámite genera dos documentos. El 1302 es tu solicitud; el 1876 es la autorización, y es el que pide Alegra. Descarga su PDF y guárdalo.

5 Asocia el prefijo a Alegra

Este paso es en otro portal No es el de Habilitación donde has estado hasta ahora, sino el de producción: Factura Electrónica → Facturando Electrónicamente. El de habilitación solo tiene rangos de prueba, y por eso ahí no encuentras tu numeración.
  1. Espera al menos una hora desde que obtuviste el 1876. La DIAN tarda en sincronizarlo entre sus sistemas.
  2. Entra al portal de producción y ve a Configuración → Gestionar Asociación de Prefijos.
  3. Proveedor: SOLUCIONES ALEGRA S.A.S - Alegra. Prefijo: el tuyo. Agregar.

Si el desplegable de prefijos sale vacío, la DIAN aún no ha propagado tu resolución. Espera y vuelve a intentar.

6 Conecta Alegra con TendaGest

El token no está en el menú de Integraciones Aunque parezca el sitio lógico, no está ahí. Entra directo a app.alegra.com/configuration/api. Verás tu correo y tu token.
  1. En TendaGest, abre Facturación y busca el panel de facturación electrónica.
  2. Pega el correo y el token.
  3. Pulsa Conectar. Debe responder con el nombre de tu empresa.
  4. Elige tu numeración en la lista, pon Emisión activa: Sí y Guarda.
Trata el token como una contraseña Da acceso completo a tu cuenta de Alegra. No lo compartas por WhatsApp ni por correo. Si crees que se filtró, entra a esa misma pantalla y pulsa Renovar token.

7 Revisa tus impuestos

TendaGest busca en tu cuenta de Alegra un impuesto con el mismo porcentaje que lleva cada producto. Si no lo encuentra, detiene la emisión en vez de facturar por un valor equivocado.

Si vendes comida preparada, te falta el INC Los restaurantes cobran Impuesto Nacional al Consumo del 8 %, no IVA. Una cuenta nueva de Alegra no lo trae creado. Ve a Configuración → Impuestos y créalo antes de tu primera factura. Se hace una sola vez.

Antes de emitir la primera

No hay modo de ensayo. En cuanto tu cuenta está habilitada, cualquier factura que emitas es un documento fiscal real: se reporta a la DIAN, consume un número de tu rango y anularla exige una nota crédito. Haz la primera con una venta de verdad, aunque sea pequeña, en lugar de una inventada.

¿Te atascaste?

Los pasos 2 a 5 ocurren en portales de la DIAN, no en TendaGest. Si algo no responde como dice esta guía, lo más rápido suele ser el chat de soporte de Alegra: hacen este trámite todos los días.

Y si el problema es de TendaGest —la conexión, la numeración que no aparece, un error al emitir— escríbenos desde el centro de ayuda.